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作為外貿(mào)業(yè)務(wù)人員你可能經(jīng)常會(huì)覺(jué)得時(shí)間不夠用，一堆的事情壓在頭上不知道該怎么安排，在焦躁和不知所措中浪費(fèi)了很多時(shí)間，忙忙叨叨一天卻沒(méi)做多少事情。外貿(mào)業(yè)務(wù)人員應(yīng)該如何合理高效的安排自己的時(shí)間呢？
一、列工作計(jì)劃表
做什么事都要養(yǎng)成好習(xí)慣，做到有計(jì)劃，有條不紊的進(jìn)行。然后開始計(jì)劃今天的工作內(nèi)容，其實(shí)最好是頭一天就計(jì)劃好今天做什么，這樣不至于手忙腳亂，有些人工作就是根本沒(méi)有計(jì)劃性，想到什么做什么，沒(méi)頭沒(méi)腦的忙得不可開交，最后客戶卻丟著好幾個(gè)月沒(méi)有跟進(jìn)。
收發(fā)郵件、跟蹤訂單進(jìn)度、發(fā)布產(chǎn)品信息、開發(fā)客戶、收集新產(chǎn)品開發(fā)思路等等都是咱們業(yè)務(wù)人員必須做的事情，至于時(shí)間多寡的分配和先后就需要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)安排
先列個(gè)清單，把每天要做的事情用列出來(lái)。然后根據(jù)事情的性質(zhì)分為四類：
1.重要不緊急。如，開發(fā)新客戶，跟進(jìn)未成交客戶，研究目標(biāo)市場(chǎng)，和客戶建立信任，制定銷售計(jì)劃和工作目標(biāo)，改進(jìn)與供應(yīng)商的關(guān)系，鍛煉身體，好好吃一頓午飯，適當(dāng)休息等，當(dāng)然這個(gè)可以按每個(gè)人的具體情況而定。
2.重要且緊急。如，跟客戶談判，催客戶尾款，給意向客戶報(bào)價(jià)，給客戶做PI，準(zhǔn)備樣品，完成工作計(jì)劃，這些事可能比較難，但這是維持你現(xiàn)有的業(yè)績(jī)的事情，也是你的飯碗。
3.緊急不重要。如，其他部門要求你配合的工作，領(lǐng)導(dǎo)交待的非業(yè)務(wù)性工作。很多事情看似很“緊急”，實(shí)際上拖一拖，甚至不辦，也無(wú)關(guān)大局，依照你的大局而定，把握好主次，平衡好時(shí)間，學(xué)會(huì)委托或分配這些事務(wù)交給助理、跟單甚至新業(yè)務(wù)員去做，合理的分配你的精力。
4.既不緊急也不重要。如，娛樂(lè)上網(wǎng)，閑聊，消遣，一個(gè)真正的職業(yè)人，做這些事大都是為了放松自己，以蓄備更多力量讓自己更好的開始新的工作。
一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)成功業(yè)務(wù)員每天的時(shí)間是這么分配的：
1.每天花半個(gè)小時(shí)對(duì)一段時(shí)間未聯(lián)系的客戶問(wèn)好。
2.每天花半個(gè)小時(shí)閱讀yahoo等國(guó)外網(wǎng)站的英文新聞，多了解一點(diǎn)時(shí)事，對(duì)你了解國(guó)外市場(chǎng)有幫助，并且能鍛煉閱讀能力。
3.每天半小時(shí)至一小時(shí)用來(lái)回復(fù)老客戶的郵件，前文說(shuō)了簡(jiǎn)潔表達(dá)清楚即可。
4. 把更多的精力用來(lái)開發(fā)新客戶，認(rèn)真考慮和研究怎樣去跟進(jìn)和回復(fù)潛在客戶，力求建立起良好信任。
5. 每天花半小時(shí)的時(shí)間來(lái)研究了解目標(biāo)市場(chǎng)，了解其市場(chǎng)銷售價(jià)格、市場(chǎng)常見(jiàn)品牌、其他供應(yīng)商和其分銷商的情況、目標(biāo)市場(chǎng)上行業(yè)內(nèi)的標(biāo)桿客戶、主要規(guī)格類型、該國(guó)最大的幾個(gè)supermarket、該國(guó)最主要的最常用一兩個(gè)B2B網(wǎng)站等等，當(dāng)然你也可以用更多的時(shí)間。
二、查匯率
做外貿(mào)的人不能不知道匯率，所以上班先打開網(wǎng)頁(yè)查看一下各國(guó)匯率情況，一般以中行或央行為參考。另外，還要看看國(guó)內(nèi)的原材料的價(jià)格走向，因此，外貿(mào)大都是大批量生意，有一點(diǎn)波動(dòng)都會(huì)給你帶來(lái)很大影響。這個(gè)過(guò)程大概只需十分鐘就可以。
二、維護(hù)客戶基礎(chǔ)性工作
維護(hù)客戶是所有業(yè)務(wù)員的必修課，要從每一個(gè)細(xì)節(jié)做起。所以每天都要打開郵件客戶端，看一下客戶跟蹤情況表，查看一下有哪些客戶是已經(jīng)有一段時(shí)間沒(méi)有聯(lián)系的。
（通常一般是按照2-3個(gè)星期左右的時(shí)間）給他們逐個(gè)發(fā)一些問(wèn)候的郵件，郵件的內(nèi)容根據(jù)不同的對(duì)象而定。
三、合理高效地運(yùn)用工具開發(fā)客戶及回復(fù)客戶郵件
完成每日計(jì)劃之后，時(shí)間應(yīng)該在9點(diǎn)或9點(diǎn)半左右。
正常情況下，早上的這段時(shí)間，人的腦子里還是空的，還不能完全進(jìn)入狀態(tài)，屬于效率不高的一段時(shí)間。所這段時(shí)間內(nèi)適合做一些機(jī)械的、閑雜的工作。因此一般人都用這段時(shí)間發(fā)開發(fā)信。一般耗時(shí)半小時(shí)或一小時(shí)，結(jié)束時(shí)間控制在10點(diǎn)半之前。
當(dāng)然有些人認(rèn)為，應(yīng)該根據(jù)不同時(shí)區(qū)的客戶，選擇不同的時(shí)區(qū)去發(fā)開發(fā)信。這樣確保開發(fā)信能夠出現(xiàn)在客戶郵件列表的最上部。
當(dāng)然，如果你能考慮這點(diǎn)那是最好的，但辦法是人想出來(lái)的，你可以用別的方法去吸引客戶的注意力。
比方說(shuō)：郵件標(biāo)題的寫法、設(shè)置郵件高優(yōu)先級(jí)標(biāo)簽等等。
外貿(mào)是一份很瑣碎的工作，每一個(gè)人的工作能力不同，造就了工作效率和工作方法上的不同，希望這些內(nèi)容可以對(duì)做外貿(mào)的你有一些幫助。